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法人向け研修トレーニングセンター、およびレンタル教室・会議室です。

2009年12月24日

最終回 Acrobatの検索機能でPDFを管理しよう

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第五十回です。そして、突然ですが今回で本連載は最終回となります。
最終回 Acrobatの検索機能でPDFを管理しようをご覧ください。

今回の機能


高度な検索

PDFは簡易検索高度な検索など、用途にあわせた検索機能が用意されています。この検索機能は、現在開いているPDFの中身を調べるだけでなく、指定したディレクトリの、指定した文字列といった複数の条件を組み合わせた検索をさせることもできます。

操作方法



1.Acrobat を開き、[編集]-[検索]をクリックします。

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2.[高度な検索オプション]をクリックします。

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3.検索したいPDFが保存されている場所・検索語句・条件を設定し、[検索]します。検索語句は、ブール演算子を使うこともできるので、細かい条件が設定できます。ここでは、PDFの中に「企画」という言葉と、[鈴木]という言葉が入っているPDFを検索するという指示にしました。

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ブール演算子
AND
2 つの単語間に使用すると、その両方の単語を含む文書が検索されます(順不同)。例えば、「paris AND france」と入力すると、「paris」と「france」の両方を含む文書が検索されます。

NOT
単語の前に NOT 演算子を使用すると、その単語を含む文書は検索対象外になります。例えば、「NOT kentucky」と入力すると、単語「kentucky」を含まないすべての文書が検索されます。または、「paris NOT kentucky」と入力すると、単語「paris」を含み「kentucky」を含まないすべての文書が検索されます。

OR
いずれかの単語を含む文書すべてが検索されます。例えば、「email OR e-mail」と入力すると、どちらかのスペルが含まれるすべての文書が検索されます。

^(排他 OR)
両方の単語ではなく、いずれかの単語を含む文書がすべて検索されます。例えば、「cat ^ dog」と入力すると、「cat」または「dog」のいずれかを含むものの、「cat」と「dog」の両方は含まないすべての文書が検索されます。

( )
語句を評価する順序を指定するには、括弧を使用します。例えば、「white AND (whale OR ahab)」と入力すると、「white」と「whale」を含む文書、または「white」と「ahab」を含む文書がすべて検索されます。


4.検索結果が表示されます。検索結果をダブルクリックします。

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5.[企画]・[鈴木]と入っているPDFが検索されました。

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活用方法


条件を追加することで、ピンポイントに目的のPDFを探すことができるため、PDFファイルをたくさん管理する方にとって、とても便利な機能です。

最後に


2008年10月22日から始まり、約1年2ヶ月この連載を続けてきました。
この連載を通して AcrobatPDF の魅力を感じ取っていただきビジネスで活用いただければ幸いです。

購読していただいたみなさま本当にありがとうございました。
これまでの連載はm-SchoolのWebサイトからもご確認いただけます。

またいつか、新しいテーマで、連載を書きたいと思ってますのでご期待ください。

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posted by エンディー at 13:23
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2009年12月15日

複数あるPDFファイルを個別のページに分割する

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第四十九回です。今回は複数あるPDFファイルを個別のページに分割するをご紹介します。

今回の機能


文書の分割

複数ページのPDFファイルを開いているとき、1ページずつ個別のファイルにしたいと思ったことはありませんか?その時のページ分割方法は、
いろいろな手段がありますが、手軽に分割するのであれば「ページ分割」を使用することをおすすめいたします。

操作方法



1.複数ページのPDFファイルを開きます。

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2.[文書]メニューから[ページ分割]をクリックします。

bun02.gif

3.分割する内容を選択します。ページ単位やデータ容量から分割内容を選択できます。

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4.[出力オプション]では出力した後の、ファイル名などを指定することができます。

bun04.gif

5.分割を開始すると、指定した内容で分割が行われます。

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活用方法


必要なファイルだけを抜き出す分割操作は、申請書類、提案書類、図面などあらゆる場面で利用できます。次回はAcrobatの検索機能でPDFを管理しようを紹介します。

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posted by エンディー at 10:15
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2009年11月25日

ちょっと便利な任意の所をPDFに変換する

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第四十八回です。今回はちょっと便利な任意の所をPDFに変換するをご紹介します。

今回の機能


クリップボード

PDFを作成するには[PDFプリンタ]や[PDF Maker]など色々な方法がありますが、その中でもちょっと変わった作成方法として[クリップボード]から作成をすることができます。

操作方法



1.PDFにしたい任意の場所をドラッグして選択します。

clip01.gif

2.右クリックから[コピー]をクリックします。

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3.Acrobatを起動します。[ファイル]-[新規作成]-[クリップボード]をクリックします。

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4.選択した箇所のみのPDFが作成されます。

clip04.gif

活用方法


必要な場所だけをPDFに変えることで、管理や印刷を行う時に便利です。次回は複数あるPDFファイルを個別のページに分割するを紹介します。

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2009年11月10日

紙の書類をスキャナで取り込んでPDFで管理する【2】〜ClearScan〜

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第四十七回です。今回は前回の続き紙の書類をスキャナで取り込んでPDFで管理する【2】〜ClearScan〜をご紹介します。

今回の機能


ClearScan

ClearScanとは、OCRテキスト認識の際に設定できる機能です。スキャン画像にスキャン元のフォントと酷似したフォントを重ね合わせる読み取り技術で、この設定を加えるだけでスキャンした文字が読みやすくなるメリットがあります。OCRテキスト認識についての基本操作については、第三十一回でご紹介した内容にプラスしてClearScanの設定を加えます。

操作方法



1.画像として認識されたPDFファイルを開きます。選択ツールで画面をクリックすると全体が選択されます。

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2.この状態で、[文書]-[OCRテキスト認識]-[OCRを使用してテキストを認識]を選択します。

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3.テキスト認識で、[編集]ボタンをクリックします。

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4.[テキスト認識設定]の、[PDFの出力形式]から[ClearScan]を選択して[OK]ボタンをクリックします。

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5.OCRテキスト認識が実行されます。実行後に選択ツールで文章をドラッグするとテキストが選択されます。

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[ClearScanを実行したときの選択結果]
自然な形で選択が可能になる。

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[検索可能な画像を実行したときの選択結果]
選択はできているが、部分的に選択範囲にガタつきがある。

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次回予告


この方法を使用することによって、過去に画像として読み込まれているPDFデータでも、検索可能なPDFに変えることができ、読みやすい形で管理できます。次回はちょっと便利な活用方法、任意のところをPDFに変換するを紹介します。

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posted by エンディー at 10:58
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2009年11月02日

紙の書類をスキャナで取り込んでPDFで管理する【1】〜取り込み方法〜

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第四十六回です。紙の書類をスキャナで取り込んでPDFで管理する【1】〜取り込み方法〜をご紹介します。

今回の機能


プリセットを設定

紙媒体の資料を、スキャナで取り込むことでPDFファイルとして管理することができます。取り込み方次第で、検索可能なPDFに変換をすることもできるため、長期的にデータ保管をするのに適しています。

操作方法



1.スキャナとPCが接続されていることを確認し、スキャンを行いたい紙の書類を用意します。

2.Acrobatを起動します。[ファイル]-[PDFの作成]-[スキャナ]-[プリセットを設定]をクリックします。プリセットとは設定をまとめたルールのことで、最初に設定のルールを作成し、そのルールに基づいてスキャナを開始します。

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3.[プリセットを設定]ダイアログボックスで、接続されているスキャナを選択します。

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4.プリセット選択します。

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5.[入力]を確認します。スキャナーで取り込む時の、色合いや画質の設定を行います。解像度が高いほど精細にスキャンが行えますが、データ容量が増えます。

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6.[テキスト認識とメタデータ]を確認します。[検索可能にする(OCR実行)]にチェックを入れると、スキャンした紙の書類の文字を読み取ることができます。それにより、検索可能な文字列にすることができます。

検索可能にする(OCR実行)あり
文字列として認識されているためドラッグすると選択状態になる。

OCR_ON.pdf

検索可能にする(OCR実行)なし
文字列として認識されていないためドラッグしても選択できない。

OCR_off.pdf

6.[プリセットを設定]終了後、[ファイル]-[PDFの作成]-[スキャナ]-[白黒文書などのプリセット]でスキャンを開始させます。

pr05.gif

次回予告


「スキャンしたPDF」または「既にスキャンされているPDF」が検索可能な状態でない場合、後からOCR認識をさせることができるようになります。次回は紙の書類をスキャナで取り込んでPDFで管理する【2】〜ClearScan〜を紹介します。

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2009年10月27日

PDFにファイルを添付する

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第四十五回です。PDFにファイルを添付するをご紹介します。

今回の機能


ファイルを添付する

ファイルの添付は、第五回で紹介したポートフォリオの簡易版といったような機能です。ポートフォリオでは、1つのPDFファイルに複数のドキュメントを添付し、エフェクトなどの効果を付けて見栄えにもこだわったPDFでした。

一方、ファイルを添付ではその名称の通り添付をすることのみが目的のため電子メールと同じような感覚で追加をすることができます。添付ドキュメントはリンクになるのではなく、PDFに直接埋め込まれるためPDFのデータ容量が増えます。

操作方法



1.添付を行いたいPDFファイルを開きます。

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2.[文書]メニューから[ファイルを添付]を選択します。

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3.添付を行うファイルを選択します。

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4.PDFに選択したドキュメントが添付されます。

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5.PDFにファイルが添付されている場合、ファイルを開くと[ナビゲーションパネル]-[添付ファイル]パネルが開いた状態になります。

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6.ファイルを開くには、添付したファイルをダブルクリックします。
Acrobatで開けない形式の場合は、開き方のダイアログボックスが表示されます。

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活用法


添付ファイルはPDFだけではなく他のファイルを添付することができるため、PDFドキュメントを補足するための資料や、PDFに変換したときのソースファイルを追加して管理するなど、用途は様々です。さて次回は、紙の書類をスキャナで取り込んでPDFで管理する【1】〜取り込み方法〜を紹介します。

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2009年10月20日

PDFフォームでアンケート集計【4】〜フォームの回答と集計〜

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第四十四回です。PDFフォームでアンケート集計【4】〜フォームの回答と集計〜をご紹介します。

今回の機能


フォームの集計

前回(フォームの配布)までの操作で、PDFアンケートの送信が完了しました。続いて、配布したアンケートを回答者に回答してもらい、その回答結果を集計する作業を行います。

操作方法


[回答者の操作]
1.依頼者から送られてきた電子メールの添付ファイルを開きます。

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2.アンケートを回答します。

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3.アンケートに回答後、[フォームの送信]をクリックします。

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4.共有サーバーにアンケートの情報が送信されます。

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5.「.xfdf形式」のデータがサーバー側に蓄積されます。

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[アンケート依頼者の操作]
6.アンケートの情報が共有サーバーにあれば集計作業が行えます。
集計作業は、フォームを配布した際に自動的に作成される[ _responses.pdf ]を開きます。

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7.このファイルが集計専用のポートフォリオファイルになります。開くと同時に、共有サーバーにアクセスを行い、回答データがあれば集計を自動で行います。

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8.集計後は一覧で確認できます。今回のケースは1件のみの集計ですが、100件の回答データがあれば一度に100件の集計情報が確認できます。

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09.このままでも集計作業は完了ですが、書き出しメニューから、[ .csv ]形式に書き出しを行うこともできます。

kaitou09.gif

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活用法


4回に分けて紹介をしてきましたフォームの集計作業はこれで終わりです。しっかりとしたフォームを作るところは大変ですが、フォームができてしまえば、わずか数回のクリックで、配布から集計作業ができてしまうとても便利な機能です。この機能を活かせば業務効率を飛躍的に向上させることができます。さて次回は、軽めなお話でPDFにファイルを添付するを紹介します。

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2009年10月13日

PDFフォームでアンケート集計【3】〜フォームの配布〜

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第四十三回です。PDFフォームでアンケート集計【3】〜フォームの配布〜をご紹介します。

今回の機能


フォームを配布

前回(フォームの詳細設定)までの操作で、PDFのアンケートが完成しました。次は、作成したアンケートを回答者に配布をする手順です。ここまでで完成したPDFを回答者に直接メール添付で配布しても、回答することは可能ですが、配布から収集までの作業を簡単に行うには、Acrobatにあるフォームを配布から行います。

操作方法



1.前回の完成ファイルを開きます。

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2.[タスク]ツールバーの[フォーム]-[フォームを配布]をクリックします。

haifu02.gif

3.アンケートをの回答結果を収集する場所を選択します。

haifu03.gif

4.アンケートを収集する共有サーバーを指定します。
※ここで選択する共有サーバーは、配布者・閲覧者ともに、読み込みと書き込み権限のあるネットワークフォルダを参照します。


haifu04.gif

5.アンケートをどのような形で配布するかを決めます。ここでは電子メールの添付ファイルとして送信を選択します。

haifu05.gif

6.「4.」「5.」で指定した、収集するサーバー・アンケートの配布形式をプロファイルとして登録することができます。登録したプロファイルは次回のアンケート配布の際に使用することができます。

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7.アンケートを配布する相手と、配布時のメッセージを入力し、送信します。

haifu07.gif

次回予告


ここまでの操作で回答者へのフォーム配布が完了しましたので、最後に回答と集計作業をしてみましょう。次回PDFフォームでアンケート集計【4】〜フォームの回答と集計〜を紹介します。

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2009年10月06日

PDFフォームでアンケート集計【2】〜フォームの詳細設定〜

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第四十二回です。今回は PDFフォームでアンケート集計【1】〜アンケートの作成〜の続きで、PDFフォームでアンケート集計【2】〜フォームの詳細設定〜をご紹介します。

今回の機能


フォームのプロパティ

前回のようなPDFフォームを作成した場合でも、アンケートとして使用することは可能ですが、作成直後のフォームは、集計作業を行う時にとても不便な状態です。理由は集計作業で集計される情報にフォームの名前が使用されるからです。

具体的には、現在各フォームにfillという名前が付いているだけなので、この名前が収集されても、何を集計しているのか判断がつかなくなってしまいます。それを回避するために一手間かけてフォームの名前を変更しましょう。


操作方法


1.前回の完成ファイルを開きます。

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2.テキストフィールドフォームをダブルクリックして名称を変更します。

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3.同様に他の「テキストフィールド」にも名前を入力します。入力後、[表示方法]なども設定します。

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4.次に[ラジオボタン]フォームをダブルクリックします。
ラジオボタンは共通するグループからひとつだけ選択ができる機能です。
そのグループをするためにラジオボタンにはすべて同一の名前を指定します。

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5.ラジオボタンを扱う場合は同じ名前が複数できてしまうため、どのボタンをクリックしたのかを判定できません。そこで、[オプション]パネルの書き出し値を編集することで、判定できるように設定することができます。

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6.チェックボックスはテキストフィールド同様に、ボックスに名前を入力します。

pro06.gif

7.完成したフィールドウィンドウは次のようになります。

pro07.gif

8.今回の完成画面

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次回予告


ここまでで集計作業にも対応したフォーム作成ができましたので、次回はPDFフォームでアンケート集計【3】〜フォームの配布〜を紹介します。

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2009年09月16日

PDFフォームでアンケート集計【1】〜アンケートの作成〜

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第四十一回です。今回はPDFフォームでアンケート集計【1】〜アンケートの作成〜をご紹介します。

今回の機能


PDFフォームの作成

PDFフォームの作成については、第二十回 PDFフォームの活用【1】〜PDFフォームの追加〜で紹介済みのため、ここでは実践的に活用する方法としてフォームを使ったアンケートを作成して、回答結果を収集するまでのフローを紹介していきます。

操作方法



1.アンケートの元になるファイルを開きます。
Word、Excelファイルなどでアンケートのベースになる形を構築しておきます。

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2.Acrobatを起動します。[フォーム]-[ウィザードから開始]をクリックします。

3.[既存の電子文書]を選択し[次へ]をクリックします。

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4.アンケートの元になるドキュメントを選択します。

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5.PDFに変換されます。回答欄にフォームが自動追加されます。

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6.不要なフォームも追加される場合があるので、不要箇所は、選択をして[Delete]キーで削除します。

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7.フォームの認識が上手くできない場合は、手動でフォームを追加します。[新しいフィールドを追加]から、必要な[フォーム]選択して追加します。

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8.[プレビュー]ボタンをクリックすると作成したフォームが確認できます。作成したファイルを保存しておきます。

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9.今回までの完成画面

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次回予告


これでアンケート用紙になるPDFが完成しました。
次回PDFフォームでアンケート集計【2】〜フォームの詳細設定〜を紹介します。

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