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法人向け研修トレーニングセンター、およびレンタル教室・会議室です。

2009年09月08日

PDFで回覧承認フローを実現する

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第四十回です。今回はPDFで回覧承認フローを実現するをご紹介します。

今回の機能


承認用に電子メールで送信

PDFドキュメントを複数の人と作業する場合、レビューフローのようにユーザー同士が文書のチェックをする作業の他に、文章を回覧して承認かどうかを判断する回覧承認フローもAcrobatで実行できます。この機能で送信されたPDFであれば、無料のAdobe Readerでも参加することが可能です。

操作方法



[依頼者の操作]

1.承認フローを行う、PDFファイルを開きます。

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2.[注釈]メニューの[承認用に電子メールで送信]をクリックします。

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3.承認用ファイルを選択し、[次へ]ボタンをクリックします。

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4.[アドレス帳]または直接アドレスを入力し、[次へ]ボタンをクリックします。

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5.依頼メールの内容を確認して、[承認依頼を送信]ボタンをクリックします。

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[承認者の操作]

6.[依頼者]から送られてきた、メールに添付されたPDFファイルを開きます。スタンプ(電子印鑑)が追加できる画面になります。電子印鑑の種類を選択して特定の位置に押印します。

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7.押印後、承認プロセスを決めて送信します。プロセス決定後は、挿入されたスタンプがロックされ編集できなくなります。

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活用法


この機能を使用することで、紙の書類で行っていた作業をデジタルデータでやり取りすることができるためとても効率良く作業を行いコスト削減や手軽な管理が行えます。次回はPDFフォームでアンケート集計【1】〜アンケートの作成〜を紹介します。

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posted by エンディー at 14:07
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2009年09月01日

レビュー情報を管理するレビュートラッカー

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第三十九回です。今回はレビュー情報を管理するレビュートラッカーをご紹介します。

今回の機能


レビュートラッカー

前回紹介した共有レビューを実施することにより、リアルタイムでレビュー担当者の注釈を確認することができます。
これでレビューは実行できますが、レビューフローはこれで終わりではなく、[どの担当者が何個の注釈を入れたか]、[レビューの期限を延長したい]、[レビューを強制終了したい]など管理も必要になってきます。

その管理もAcrobatで行うことができ、その実行にはレビュートラッカーを使用します。レビュートラッカーに表示される内容は、レビューの依頼者とレビュー担当者で内容が異なります。

操作方法



[レビュー依頼者の操作]

1.レビューの依頼を行い、レビューを開始後、[注釈]-[レビュートラッカー]を選択します。

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2.[トラッカー]ダイアログボックスの、[レビュー]カテゴリで「送信」(依頼者)または「参加」(レビュー担当者専用)の開始されているレビューを選択します。

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3.[期限を変更]でレビュー期限の延長や、注釈の合計で、現在の追加されている注釈の総数を確認することができます。必要な操作で管理を行います。

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活用法


文書レビューを実行するための手順(配布→実行→管理)がAcrobatで、できるため、活用次第で作業の効率化や大幅なコスト削減につなげることができます。次回はPDFで回覧承認フローを実現するを紹介します。

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posted by エンディー at 10:06
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2009年08月25日

ファイルサーバーを使ったPDFレビュー

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第三十八回です。今回はファイルサーバーを使ったPDFレビューをご紹介します。

今回の機能


共有レビュー用に送信

前回の電子メールレビューでは、レビュー担当者が共通のサーバにアクセスできない場合に適している場合の方法でしたが、共有レビューでは、ファイルサーバーを利用することで更に便利なレビューフローが実現できます。

共有レビューは、レビュー担当者が他の担当者の注釈を読み、返信できるという点で、最も共同作業に適した形式のレビューです。参加者からの注釈は、Acrobat.com のレポジトリまたは内部サーバに保存されます。Acrobat は注釈を定期的に同期し、最新の変更内容をダウンロードします。レビュー担当者は、新しい注釈が追加されると通知を受け取り、他のレビュー担当者による注釈を表示して返信することができます。

共有レビューのイメージ図



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操作方法



[レビュー依頼者の操作]

1.レビューを依頼する文書を開き、[注釈]-[共有レビュー用に送信]をクリックします。

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2.[内部サーバで注釈を自動的に収集]で注釈の配布と収集方法を選択します。

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3.次に、共有で使用するサーバーのネットワーク先を指定します。

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4.[配布]方法を指定して[次へ]ボタンをクリックします。

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5.現在指定している設定は次回以降も使用できます。プロファイル(設定ルール名)の名前を指定し[次へ]ボタンをクリックします。

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6.宛先、メッセージ、レビュー期限などを設定し、[送信]ボタンをクリックします。

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[レビュー担当者の操作]

7.依頼者が[送信]ボタンを押すとレビュー担当者にメールが送信されます。添付ファイルを開きます。

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8.共有レビューが開始されます。[接続]をクリックしてサーバーに接続を行います。

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9.Acrobatの画面、右上に[新しい注釈を確認]ボタンが表示されます。このボタンをクリックすると、他のメンバーが挿入した注釈がある場合、それを受信し、現在の画面に追加することができます。

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10.注釈を挿入します。

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11.注釈を挿入した時点では、他のユーザーのファイルに追加されません。最後に[注釈をアップロード]ボタンをクリックすることで、注釈の情報をサーバーに転送できます。

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12.注釈の情報が正しくサーバーに転送できていれば、各レビュー担当者は、[新しい注釈を確認]ボタンで、他のレビュー担当者の注釈を確認できます。

活用法


共有レビューは、電子メールレビューと同じ効果を得ることができますが、リアルタイムで注釈の内容が確認できるためとても効率的に作業が行えます。次回はレビュー情報を管理するレビュートラッカーを紹介します。

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2009年08月17日

電子メールを使ったPDFのレビュー送信

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第三十七回です。今回は電子メールを使ったPDFのレビュー送信をご紹介します。

今回の機能


電子メールレビュー用に送信

前回紹介した[注釈]を活用することで複数メンバーと文書チェック(文書レビュー)を行うことができますが、複数メンバーと注釈の受け渡しをする場合には、[データの配布]→[文書のチェック]→[チェック内容の収集]といった作業が発生します。

この一連の作業を手軽に実現できる機能が電子メールレビューです。電子メールレビューは、レビュー担当者が共通のサーバにアクセスできない場合や、共同作業によらず手軽に文書のレビューをする場合に適しています。

電子メールレビューでは、レビュー依頼者が電子メールの添付ファイルとしてPDFをレビュー担当者に送信します。レビュー担当者は、注釈を追加し、注釈ツールバーまたは文書メッセージバーの[注釈を送信]ボタンを使用して文書を返します。レビュー依頼者は、これらの注釈を受信すると、各自のPDFコピーに注釈を結合できます。

電子メールレビューのイメージ



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操作方法



[レビュー依頼者の操作]

1.レビューを依頼する文書を開き、[注釈]-[電子メールレビュー用に送信]クリックします。

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2.[はじめに]ダイアログボックスで[次へ]ボタンをクリックします。[レビュー担当者に依頼]ダイアログボックスに依頼したい相手の[アドレス]を追加し、[次へ]ボタンをクリックします。

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3.[依頼メールの確認]ダイアログで、メールの本文を決め、[レビュー依頼を送信]ボタンをクリックします。

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4.[レビュー担当者]にメールが送信されます。

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[レビュー担当者の操作]

5.担当者は受信したメールの添付ファイルを開き、文書のレビューを行います。

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6.文書のレビュー後、画面右上の[注釈]を送信をクリックします。送信の内容を確認し、レビュー依頼者へ返信します。

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[レビュー依頼者の操作]

7.返送された、PDFを開きます。開くと同時に[注釈を結合しますか?]のダイアログボックスが表示されます。[はい]ボタンをクリックします。

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8.依頼を行ったファイルに、返送された注釈が上書きされます。

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9.レビュー者10人から返信があった場合でも、返送されたPDFファイルを開く度に、結合のダイアログボックスが表示され、注釈が上書きされていきます。

活用法


電子メールレビュー機能を使用するとAdobe Readerで注釈追加が行えるため活用の幅が広がります。遠方同士での文書チェックにも効果的です。次回は更に便利なファイルサーバーを使ったPDFレビューを紹介します。

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posted by エンディー at 11:24
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2009年08月11日

PDFを使ったドキュメントレビュー機能

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第三十六回です。今回はPDFを使ったドキュメントレビュー機能をご紹介します。

今回の機能


注釈

PDFには、文書の内容をチェックするためのチェック機能(注釈)があります。
この機能は、Microsoft Wordにある、コメントに良く似た機能です。
注釈を使うことで、PDF文書を印刷することなく複数のメンバーと文書のチェック作業ができるようになります。

注釈ツールバー


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A.ノート注釈ツール
B.テキスト注釈ツール
C.スタンプツールとメニュー
D.ハイライトツール
E.引き出し線ツール
F.テキストボックスツール
G.雲型ツール
H.矢印ツール
I.線ツール
J.長方形ツール
K.楕円ツール
L.鉛筆ツール
M.注釈の表示方法とフィルタの選択メニュー


操作方法


1.[表示]-[ツールバー]-[注釈]をクリックします。
2.使用したい[注釈]をクリックします。注釈の種類によっては、最初に文字列を選択してからクリックします。

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3.[注釈]が追加されます。

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4.追加した[注釈]は、画面左のナビゲーションバーで一覧確認ができます。

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活用法


注釈機能を使うことで、印刷をしなくてもレビュー作業が進められるため、印刷代などのコスト削減につながります。複数のメンバーとのレビュー用途だけでなく、個人用途でも注釈は活用できます。次回は、電子メールを使ったPDFのレビュー送信を紹介します。

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posted by エンディー at 14:19
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2009年08月05日

電子封筒でPDFを保護する

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第三十五回です。今回は電子封筒でPDFを保護するをご紹介します。

今回の機能


保護された電子封筒を作成

電子封筒は、複数のファイルに1つずつセキュリティを掛けるのではなく、PDF,Word,Excelなどのドキュメントファイルをまとめて電子封筒に入れて、セキュリティをかけることができます。

操作方法


1.[アドバンスト]-[保護された電子封筒を作成]をクリックします。

2.[送信するファイルを追加]します。

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3.[電子封筒のテンプレート]を選択します。

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4.電子封筒の配信方法を選択します。

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5.前回紹介したセキュリティーポリシーを使用してファイルを暗号化します。

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6.内容を確認し、[完了]ボタンをクリックします。

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7.電子封筒が作成されます。

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8.上書き保存をすると電子封筒型のPDFファイルができあがります。

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9.この電子封筒にはポリシーが適用されているのでセキュリティが掛けられています。

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活用法


PDFファイル以外であっても、一度に複数のファイルに対して暗号化ができるので便利です。次回は、PDFを使ったドキュメントレビュー機能を紹介します。

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2009年07月28日

セキュリティポリシーを設定する

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第三十四回です。今回はセキュリティポリシーを設定するをご紹介します。

今回の機能


セキュリティポリシーの管理

セキュリティポリシーとは、セキュリティ設定をまとめたルールです。パスワードセキュリティや、デジタルIDセキュリティを選択することができます。セキュリティについては、以前にも「PDFにパスワードをつけてセキュリティを高める」で紹介いたしましたが、今回は、セキュリティポリシーを設定して、PDF作成後にセキュリティを割り当てていきます。

操作方法


1.ポリシーを割り当てたいPDFファイルを予め開いておきます。

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2.[アドバンスト]-[セキュリティ]-[セキュリティポリシーを管理]をクリックします。
3.[セキュリティポリシーの管理]ダイアログボックスで[新規]ボタンをクリックします。

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4.表示されたダイアログで、[パスワードを使用]を選択し、[次へ]をクリックします。

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5.ポリシー名と説明を入力し、[次へ]を選択します。

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6.パスワードを設定し、[OK]を選択します。[OK]のあと、再度パスワードを入力します。

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7.設定したポリシーの内容を確認し[完了]をクリックします。

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8.[セキュリティポリシーの管理]ダイアログに戻ります。作成したポリシーを選択し、[文書に適用]をクリックします。

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9.上書き保存をすると、開いている文書にセキュリティが適用されます。

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10.ポリシーは削除を手動で行わない限り残る設定です。2回目以降他のドキュメントに割り当てるには、[アドバンスト]-[セキュリティ]でセキュリティの適用ができます。

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活用法


セキュリティポリシーを作成すると、複数のドキュメントに同じセキュリティ設定が適用できるため、セキュリティの再利用が行えます。次回は、電子封筒でPDFを保護するを紹介します。

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posted by エンディー at 14:20
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2009年07月21日

PDF文書をプリフライトする

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第三十三回です。今回は、PDF文書をプリフライトするをご紹介します。

今回の機能


プリフライト

プリフライトとは、ドキュメントを出力する前にデータを確認する作業工程のことです。プリフライトを事前に行うことで、印刷などの出力結果にともなうトラブルを軽減させることができます。Acrobatでこの機能を使用するとPDF の構文や文書の実際の PDF 構造、色、フォント、透明の使用、画像の解像度、PDF バージョンの互換性などについての確認ができます。

操作方法


1.プリフライトを行うPDFドキュメントを表示します。

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2.[アドバンスト]-[プリフライト]をクリックします。
3.[プリフライト]ダイアログボックスから、確認したいプロファイルを選択し、[解析]をクリックします。

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4.[結果]タブに解析結果が表示されます。エラーの場合は、×印が表示されます。

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5.問題のない場合は、チェックマークが表示されます。

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6.[オプション]-[レポート]で、[結果]内容をレポートファイルとして出力させることも可能です。

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活用法


印刷会社などに入稿をする際前のファイルのチェックや、作成したドキュメントの構造のチェックなど、社内外問わず様々な場面で活用できます。次回は、セキュリティポリシーを設定するを紹介します。

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2009年07月14日

Acrobat.comで複数のファイルを管理・共有する

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第三十二回目です。さて今回は、Acrobat.comで複数のファイルを管理・共有するをご紹介します。

今回の機能


Acrobat.comを表示

Acrobat.comの使い方については、「第三十回 Acrobat.comでPDFのライブコラボレーション」でも紹介しましたが、もう少しご紹介していきたいと思います。

そもそも、Acrobat.comは、ファイルの共有や保管PDFへの変換オンラインワードプロセッサWeb会議などが行える、アドビ システムズのオンラインサービスです。

このサービスでは5GBまでの保管容量を使用することができます。一部のサービスは有料化になっているものもありますが、無償で使用できるサービスでも便利な機能がたくさんあります。Acrobat.comへは、ブラウザを使用して直接アクセスする他、Adobe Acrobatの機能からアクセスすることもできます。

操作方法


1.Acrobatを起動します。

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2.[ファイル]-[コラボレーション]-[Acrobat.com]を表示をクリックします。
ブラウザが起動され、「Acrobat.com」のサービスが起ちあがります。

3.ここで、様々なサービスが利用できますが、今回は「共有」を選択します。

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4.Adobe IDを入力して[サインイン]をします。
※AdobeIDは、アドビストアの利用や、メールマガジン、メンバーシップコミュニテイ、製品の体験版ダウンロードなどアドビ社の各種サービス受ける時に必要になります。IDの登録は無料です。IDの新規作成は、サインアップから登録ができます。

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5.[Browse]ボタンで共有を行うファイル、[share with...]で共有を行いたい相手のメールアドレスや、メッセージを記載し、[share]ボタンをクリックします。

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6.[share]ボタンをクリックするとファイルが共有され、同時にメールが送信されます。

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7.メールを受信した相手は、メールを開きます。記載されたURLをクリックします。

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8.ファイルが開かれ、[Download]が行えます。

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活用法


Acrobat.comは、遠方同士でのデータ共有が簡単に行える他、オンライン会議や、簡単なファイル作成なども行えるため、ビジネスの中で有効利用ができるサービスです。
さて次回は、PDF文書をプリフライトするを紹介します。

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2009年07月07日

PDFのOCRテキスト認識

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第三十一回目です。さて今回は、PDFのOCRテキスト認識をご紹介します。

今回の機能


OCRテキスト認識

OCRテキスト認識では、スキャナなどで取り込んだ画像形式のPDF検索可能な文字列として変換させる機能です。

操作方法


1.画像形式になっているPDFファイルを開きます。

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2.画像形式になっているかどうかは、選択ツールで画面上を選択します。
ページ全体が選択された場合は、画像形式になっています。

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3.[文書]-[OCRテキスト認識]-[OCRを使用してテキストを認識]
[テキスト認識]ダイアログで、[OK]をクリックします。

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4.認識が開始されます。

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5.認識後に選択を行うと以下の画像のように、文字列の選択が行えます。

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6.文字列として認識ができている場合、[検索]ボックスで検索が行えます。

ocr06.gif

活用法


OCRとして認識することで、検索可能な文字列にすることができます。すばやく検索を行い効率の良いファイル管理の実現PDFの再利用などが行えます。さて次回は、Acrobat.comで複数のファイルを管理・共有するを紹介します。

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posted by エンディー at 09:25
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