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2009年04月15日

PDFフォームの活用【1】〜PDFフォームの追加〜

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」も早いもので第二〇回目になりました!最初はここまでやることも想定していませんでしたが、今後も可能な限り続けて行きたいと思います。今後ともよろしくお願いします。さて今回は、「PDFフォームの活用【1】〜PDFフォームの追加〜」をご紹介します。

今回の機能


フィールドを追加または編集

PDFは、印刷や閲覧だけではなく、ドキュメント内で文字入力が可能になる、PDFフォームが用意されています。この機能は、Acrobatのバージョンを重ねるごとに進化している機能で、この機能を使いこなせれば業務効率をあげることが可能です。

そもそもフォームってなに?という方は、オンライン通販のWebサイトを思い浮かべてみて下さい。オンライン通販では、商品を選んだ後、一般的にはカートに商品追加をしていきます。そして最終的に、発送先や支払い方法を指定するために、購入者の名前入力や、住所・メールアドレスの入力支払い方法の選択など行います。この入力する欄や、選択するボタンがフォームです。

Webサイトの場合、フォームに入力された情報がオンライン通販会社のデータベースに蓄積されたり、購入者への自動返信メールの情報などとして利用されます。PDFの世界でもWebサイトと同じような仕組みを作ることができるだけでなく、入力した情報を含めて印刷させることができます。利用用途は様々ですので、何回かにわたりフォームの活用をご紹介していきます。

PDFフォームの作成


1.PDFフォームを追加したいPDFファイルを開きます。

fo01.gif

2.[フォーム]ツールバー-[フィールドを追加または編集]を選択します。

fo02.gif

3.「現在、このPDFにはフォームフィールドがありません・・・」とメッセージがでるので、[はい]を選択します。

fo03.gif

4.フォーム専用の画面に切り替わります。3.の操作を実行すると、空欄の箇所に自動的にフォームが追加されます。

fo04.gif

5.不要なフォームは、[DEL]キーで削除ができます。手動でフォームを追加をする場合は、[新しいフィールドを追加]をクリックします。

fo05.gif

6.完成後は、画面左上の[プレビュー]ボタンをクリックすると、作成したPDFフォームの内容を確認することができます。

活用法


フォームを使うことで、特定の部分に入力が可能になるため、素早く「見積書」・「注文書」・「申請書類」などを作成することができるようになります。次回は、PDFフォームの活用【2】〜フォームフィールドの種類〜を紹介します。

Ac9training.jpg
posted by エンディー at 10:58
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2009年04月06日

PDFキャビネットでPDFを管理する

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第十九回目です。今回は、「PDFキャビネットで作成したPDFを管理する」をご紹介します。

今回の機能


PDFキャビネット

PDFを活用していくと、次第にPDFファイルが多くなり管理が難しくなってきますが、PDFキャビネットを利用すると、過去に作成したPDFファイルや、登録したPDFファイルにダイレクトにアクセスすることができます。セキュリティで保護されたPDFファイル以外は、プレビュー画面で確認することもできます。

PDFキャビネット



1.Adobe Acrobat を起動します。

2.[ファイル]-[PDFキャビネット]-[PDFキャビネットを開く]を選択します。

ca01.gif

3.キャビネットが開きます、左側のナビゲーションから、「履歴」や「指定したディレクトリ」のPDFをプレビュー画面で閲覧することができます。

ca02.gif


4.普段保存している、PDFファイルのディレクトリがあれば、そこを参照し、[右クリック]から[お気に入りに追加]を選択すると、左側のナビゲーションのお気に入りフォルダに追加されます。そこから参照することができ便利です。

ca03.gif

5.他にもグループ毎PDFをまとめておくフォルダとして「コレクション」も用意されています。

活用法


過去に作成したPDFファイルなどに素早くアクセスすることができるため、ファイルを探す手間が省け効率よくPDFの管理ができます。

次回は、フォームの活用[1]を紹介します。

Ac9training.jpg
posted by エンディー at 18:29
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2009年03月31日

WebサイトをPDFに変換する [2]

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第十八回目です。
今回は、前回と同様の「WebサイトをPDFに変換する方法」ですが別の方法をご紹介します。

今回の機能


Web Capture

前回紹介したWebサイトをPDFに変換する[1]では、Internet Explorerを使用していない場合は使用できませでしたが、そのような時は下記の方法でもPDF変換が行えます。

Web Capture



1.Adobe Acrobat を起動します。

2.[アドバンスト]-[Web Capture]-[WebページからPDFの作成と追加]を選択します。

3.PDFに変換したいサイトのURLを入力します。[複数レベルをキャプチャ]をクリックすると、PDF変換の詳細設定が行えます。

webc01.gif

4.[作成]ボタンで変換が開始されます。

webc02.gif

5.変換が完了します。

webc03.gif

6.この変換では、変換元となるWebサイトのリンク情報も引き継いでいるため、PDF内のリンク部分(ハンドカーソルになる所)をクリックす
るとそのサイトにアクセスできます。

webc04.gif

webc05.gif

活用法


WebページをPDFに変換することで、オフライン環境でもWebサイトの内容を確認することができます。一度保存を行えば永続的に内容の確認
が行えます。

次回は、PDFキャビネットで作成したPDFを管理するを紹介します。

Ac9training.jpg
posted by エンディー at 10:18
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2009年03月24日

WebサイトをPDFに変換する [1]

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第十七回目です。
今回は、「WebサイトをPDFに変換する方法」解説したいと思います。

今回の機能


WebページをPDFに変換

PDFでは、WordやExcelのようなドキュメントだけではなく、印刷可能なドキュメントファイルであれば、ほぼすべてPDFに変換することができます。その中の一つとしてWebページをPDFに変換してみます。
今回ご紹介する内容は、Internet Explorerのプラグインとして追加されている、[PDFMaker]の機能を使って変換してみます。

WebページをPDFに変換



1.Internet Explorerを起動し、PDFに変換したいページを開きます。

si01.gif

2.[変換]ツールバーから、[WebページをPDFに変換]をクリックします。

si02.gif

3.PDFに変換されます。

si03.gif

活用法


WebページをPDFに変換することで、オフライン環境でもWebサイトの内容を確認することができます。一度保存を行えば永続的に内容の確認が行えます。

次回は、WebCaptureでPDFを作成するを紹介します。

Ac9training.jpg
posted by エンディー at 17:15
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2009年03月12日

PDFに透かしを挿入してみる

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第十六回目です。
今回は、「PDFに透かしを挿入する方法」解説したいと思います。

今回の機能


透かし

透かしとは、既存の文書コンテンツの前面または背面に表示したテキストまたは画像ことです。例えば、機密事項が書かれたページに「極秘」という透かしを適用することがあります。この機能は、ビジネスで利用されているプリンタにも標準で付いているような機能ですが、Acrobatでも挿入することができます。

透かし


1.透かしを挿入するファイルを開きます。
2.[文書]メニューの[透かし]から[追加]をクリックします。
3.[透かし]の内容を追加し[OK]ボタンをクリックします。

su01

4.[透かし]が追加されます。[透かしを追加]ダイアログボックスでは、透かし部分を、「印刷時に出力する/しない」・「画面で表示する/しない」といった細かい設定も行えます。

su02.gif

活用法


機密事項に透かしを挿入することで、閲覧ユーザーに対し視覚的にドキュメントの重要度などを伝えることができます。
また、この機能では複数のPDFに対して、一度に透かしの挿入も行えるため便利です。次回は、WebサイトをPDFに変換するを紹介します。

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2009年03月04日

PDFデータを他の形式に変換する方法

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第十五回目です。
今回は、PDFデータの再利用を目的として「PDFデータを他の形式に変換する方法」解説したいと思います。

今回の機能


書き出し機能

PDFはドキュメントの編集を目的とした形式でないため、編集が困難です。例えばPDFのデータしか持ち合わせていない場合、修正に時間がかかってしまい効率がよくありません。そこで、Acrobatには、別の形式に変換するための書き出し機能があります。
書き出し形式は下記の通りです。
  • Word文書
  • リッチテキスト
  • XML1.0
  • HTML
  • 画像(JPGなど)
  • テキスト
  • PostScript
  • PDF/A
  • PDF/X
  • PDF/E


書き出し


1.書き出しを行いたいPDFファイルを開きます。
2.[ファイル]メニューの[書き出し]をポイントします。
3.書き出したい形式を選択し書き出します。

sai01

活用法


Word形式など他のドキュメントに書き出すことによってPDFの再利用が行えます。
次回は、PDFに透かしを挿入してみるを紹介します。

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2009年02月24日

Microsoft PowerPointのアニメーションをPDFに引き継ぐ

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第十四回目です。今回は、「Microsoft PowerPointのアニメーションをPDFに引き継ぐ」解説をしたいと思います。

今回の機能


アニメーションの保持
※ここから完成ファイルをダウンロードできます。

PDFは動画形式の表示をサポートしているため、Acrobatの機能を使うことで、Microsoft PowerPointのアニメーションを引き継ぐことができます。追加後は、Power Pointと同様に、フルスクリーン表示させプレゼンテーション資料として活用することはもちろん、PDFならではの機能を後から付け足すこともできます。

アニメーションの保持機能


1.アニメーションが追加されたPowerPointデータを開きます。

アニメーション中
ani01.gif

アニメーション終了
ani02.gif

2.[Adobe PDF]メニューの[変換設定の変更]を選択します。
3.[アニメーションを保持]にチェックが入っていることを確認し、PDFに変換します。
ani03.gif

4.PDFに変換後、[表示]メニューの[フルスクリーン]をクリックして確認します。
ani04.gif

活用法


通常のPowerPointと同様にプレゼンテーション資料として活用できるほか、Adobe Reader または Acrobatファミリーがあれば閲覧できるプレゼンデータにもなります。また、PDFのパスワードを付けることによって、文書データにセキュリティをかけることもできまるため、PowerPoint+αの機能を統合させることができます。

次回は、PDFデータを他の形式に変換する方法を紹介します。

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2009年02月12日

PDFに画像データを入れてみる

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第十三回目です。
今回は、「PDFに画像データを入れてみる」を解説したいと思います。

今回の機能


TouchUpオブジェクトツール

PDFでは、画像データの追加ができない!と言われたりもしますが、答えはNOです。
テキスト編集の時にも使用したTouchUp機能を使うと、画像の追加や、PDFのレイアウト変更まで自由自在に編集することができます。この機能は、Acrobat 8 Professional または Acrobat 9 Pro 以上が必要です。

TouchUpオブジェクトツール


1.画像の追加や、レイアウトを編集したいPDFファイルを開きます。
2.[ツール]メニューの[高度な編集]から[Touchupオブジェクトツール]を選択します。
3.画面上で右クリックをし、[画像を配置]をクリックします。

to01

4.挿入したい画像を選択します。
5.画像が追加されます。

to02

6.[Touchupオブジェクトツール]では、画像や配置されているテキストをドラッグすることでレイアウトの変更が可能になります。

to03

活用法


PDFのデータだけしか持っていない場合でも、レイアウトの変更が自由自在にできます。

次回は、Microsoft PowerPointのアニメーションをPDFに引き継ぐを紹介します。

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2009年02月05日

Adobe Reader(アドビ リーダー)の機能を拡張する

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第十二回目です。
今回は、Adobe Readerの能力を引き出す拡張機能について解説したいと思います。

今回の機能


Adobe Readerで拡張機能を有効にする

通常、Adobe ReaderではPDFの閲覧PDFの印刷しかできないと思われがちですが、この機能を使用するとAdobe Readerでも、

  • フォームデータの保存
  • 注釈の追加と描画マークアップツールの使用
  • 既存の署名フィールドへの署名
  • ページ上の任意の一で署名
といった、通常 Adobe Readerではできない操作を使うことができます。この機能が付与できるバージョンは、Acrobat 8 Professional および Acrobat 9 Pro 以上が必要です。
Adobe Reader を有効活用できるのもAcrobat ファミリーの特徴の一つです。

Adobe Readerで拡張機能を有効にする


1.機能を付加させたいPDFファイルを開きます。
2.[アドバンスト]メニューから[Adobe Readerで拡張機能を有効にする]を選択します。
3.ダイアログが表示されたら[今すぐ保存]をクリックします。

kaku01.gif

4.Adobe Readerで、保存したファイルを開くと[注釈]など機能を使うことができます。

活用法


この機能を使うことによって、Adeobe Reader ユーザーでも、レビューや署名の追加といったさまざまなPDFを活用したフローに参加することができるため、効率よく業務を進行することができます。

次回は、PDFに画像データを入れてみるを紹介します。

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NO11 PDFにデジタル署名を追加する(デジタルIDの挿入)
NO12 Adobe Reader(アドビ リーダー)の機能を拡張する
posted by エンディー at 09:53
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2009年01月08日

PDFにデジタル署名を追加する(デジタルIDの挿入)

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第十一回目です。
今回は、前回の続きで「PDFにデジタル署名を追加する」解説したいと思います。

今回の機能


証明済み文書として保存
ここから完成品が確認できます。

前回作成した、デジタルIDを使ってデジタル署名を挿入してみます。前回の内容を確認したい方は、こちらをクリックしてください。

デジタルIDを挿入する


1.デジタル署名を追加したい、ファイルを開きます。
2.[ファイル]メニューから[証明済み文書として保存]を選択します。
3.ウィザードに従い、デジタル署名を挿入する領域を作成します。

01sig

4.[文書を署名]ダイアログボックスが表示されたら、デジタルID作成時のパスワードや署名の表示方法・証明後に行う動作を指定し。[署名]ボタンをクリックします。

02sig

5.デジタル署名が追加されます。

03sig

活用法


デジタルIDを挿入することで文書の作成者が誰なのか・文書が途中で改ざんされていないかなど確認することができるため、重要な書類にはデジタル署名を付けることがよくあります。署名があるだけでも、通常のPDFにくらべ信頼性を高めることができます。

さて次回は、Adobe Readerの機能を拡張するを紹介します。


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