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2008年12月25日

PDFにデジタル署名を追加する(デジタルIDの作成)

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第十回目です。
今回は、2回に分けて「PDFにデジタル署名を追加する」を解説したいと思います。

今回の機能


デジタルIDの作成(IDを追加)

PDFには、文書の完全性(文書の作成者が誰なのか・文書が途中で改ざんされていないかなど)を証明するために、デジタル署名を利用することができます。この署名を挿入することによって文書自体の信頼性を向上させることができるため、機密情報を追加した文書のやり取りを行う時にはとても便利です。

Acrobatではこのデジタル署名を追加したPDFの作成を簡単に行うことができますが、事前に自分専用のデジタルID(証明書)を用意しておく必要があります。
※デジタルIDとは、署名を作るための登録情報のようなものです

自分専用のデジタルIDを発行する場合、デジタルIDを発行している企業から購入して使う場合もあれば、自分自身でデジタルIDを作成することもできます。ただし、自分で発行したものは信頼性が低くなります。

その理由は、デジタルIDを、現実社会の車の免許証に置き換えて考えてみるとわかりやすくなります。例えば田中さんという人がいて、田中さん自身が車の免許証を作ると、当然現実では違法です。もし、違法でなかったとしても自分自身で車の免許証を作ったところで、第三者には、免許証自体が有効な物なのかもわかりませんし、まして田中さんが運転できるかどうかもわかりませんね。そのため信頼性に欠けてしまいます。

一方、免許証を発行している機関から、「田中さんは運転できるので、免許証を発行しましょう。」と、言われて公的機関から発行された免許証があれば、誰が見ても「この人は、正しいところで発行された免許証を持っているから、運転できるんだ。」ということになり、信頼性も向上します。

上記の例と同じ考えで、デジタルIDは第三者から発行されたデジタルIDの方が信頼性が高いと言えます。
ただし、デジタルIDを発行している企業から購入する場合、費用が発生してしまうため、ここでは、自分自身でデジタルIDを作る方法をご紹介します。

デジタルIDがあれば、自分自身で作っても、企業から発行したものを使用しても、デジタル署名を追加するAcrobatの操作方法は変わりません。

デジタルIDを作成する


1.Acrobatの[ウィンドウ]メニューから[セキュリティ設定]を選択します。
2.[デジタルID]カテゴリから[IDを追加]を選択します。
3.[今すぐデジタルIDを新規作成]を選択し、[次へ]を選択します。

ID01

4.[新しいPKCS#12デジタルIDファイル]を選択し、[次へ]をクリックします。

ID02

5.デジタルID(証明書)の情報を入力します。

ID03
※この情報が、例で言う「免許証」の内容になるため内容は正しく入力してください。

6.デジタルIDファイルを保存する場所を決め、パスワードを付けます。

ID04
※パスワードは、デジタルIDファイルを削除する場合や、デジタルIDを使用したセキュリティの時に使用されます。

7.デジタルIDが作成されます。

ID05

これで、自分自身でデジタルIDを作成することができました。後は、このIDを使用して署名を追加するだけですが、その解説は次回にご紹介いたします。

次回は、PDFにデジタル署名を追加する2を紹介します。

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NO3 PDFを作る・PDFを見る方法
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NO6 PDFに100%見ることのできる動画ファイルを埋め込む
NO7 PDF文書の編集だってできるAdobe Acrobat
NO8 PDFにパスワードをつけてセキュリティを高める
NO9 PDFのファイルサイズを小さくする手法
NO10 PDFにデジタル署名を追加する(デジタルIDの作成)
posted by エンディー at 11:10
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2008年12月17日

PDFのファイルサイズを小さくする手法

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第九回目です。

今回の機能


ファイルサイズを縮小

PDFを扱う上でやはり気になるところはファイルサイズ。PDFはもともとファイルサイズを小さくしてクオリティを高く保てる特長があるため、通常の変換でもそれなりにファイルサイズを縮小させることができます。しかし、変換した結果、「思ったよりも重いなぁ〜。」と感じるときも多々ありますよね。

そんなときは、PDFのファイルサイズを落とす方法があります。
それがファイルサイズを縮小です。この機能はPDFファイルを閲覧するための互換性を変更するとともに、下記の機能を同時に実行することができます。
  • 画像の再圧縮
  • 埋め込みフォント削除
  • 文書構造の圧縮
  • 無効なしおり要素のクリーンアップ
この方法は、ファイルサイズが大きいPDFファイルには特に有効です。一概にどのぐらい軽減するかはPDFに追加されている情報量によるものなので解説はできませんが、5MBぐらいのPDFが700KBぐらいまで減ることもあります。しかし、ファイルサイズの小さいPDFでは、あまり変化がない場合もあります。ちょっとファイルサイズを下げたいなというときにはオススメの操作ですので是非お試し下さい。

操作方法


1.ファイルサイズを縮小したいPDFファイルを開きます。
2.[文書]メニューの[ファイルサイズを縮小]をクリックします。
3.互換性を設定します。

file02

4.内容とファイルサイズを確認します。

変換前
file01

変換後
file03

活用法


ファイルサイズを縮小するとWeb上でアクセスする場合などのパフォーマンスを向上させることができます。また、容易にメールやその他のデバイスでやり取りが行えるようになります。

さて次回は、PDFにデジタル署名を追加するを紹介します。

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2008年12月10日

PDFにパスワードをつけてセキュリティを高める

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第八回目です。

今回の機能


パスワードによるセキュリティ
※ここから完成品のダウンロードができます。
※閲覧にはAdobe Reder が必要です。
※文書を開くパスワードは「sample 」・権限パスワードは「samplems」です。

PDFの特徴的な部分として、セキュリティ設定があります。中でも一般的で手軽に行えるのは、パスワードセキュリティです。
パスワードセキュリティでは、閲覧するユーザーに対して「文書を開くときのパスワード」や「印刷させる/させない」・「編集させる/させない」といった権限をつけることができます。
※サードパーティ製品でPDFを閲覧した場合、権限が有効にならない場合があります。

このパスワードのことを専門的に呼ぶと、文書を開くときのパスワードをユーザーパスワード、印刷などの権限設定パスワードのことをマスターパスワードと呼びます。

マスターパスワードでは、権限の設定以外に、セキュリティを解除させることもできます。ではここで、以外と知らない活用方法をひとつご紹介します。

ユーザーパスワードおよびマスターパスワードのかかったPDFファイルを開くと、「文書を開くときのパスワードを入れてください」とダイアログボックスが表示されます。

pass01

もちろんこの時点で、ユーザーパスワードを入れるとPDF文書が開きますが、たとえPDFの作成者であっても文書の編集や印刷を行うことができません。

pass02

しかし、「文書を開くときのパスワードを入れてください」のときにマスターパスワードを入れてみましょう。すると、文書が開けるだけではなく、印刷ボタンや編集機能を使用することができます。

pass03

PDF作成者にとってはちょっと便利な開き方だと思います。セキュリティを設定するPDF作成者は、ユーザーパスワードおよびマスターパスワードの設定をする場合、マスターパスワードだけは忘れないようにしましょう。

操作方法


1.パスワードを設定したいドキュメントを開きます。
2.Wordファイルを開いた場合であれば、[Adobe PDF]メニューの[変換設定の変更]を選択します。

pass04

3.[セキュリティ]タブを開きます。文書を開くときのパスワード(ユーザー)および、権限パスワード(マスター)を設定し、[Adobe PDF]メニューから[PDFに変換]をクリックします。

pass05

4.PDFに変換後、PDFを開くとセキュリティが適用されます。

活用法


文書を開くパスワードだけではなく、権限パスワードもあわせて設定することでMicrosoft WordやExcelでは難しい、印刷の制御や編集の制御をかけることができます。そのため、安全にファイルの受け渡しができるようになります。

さて次回は、PDFのファイルサイズを小さくする手法を紹介します。

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2008年12月02日

PDF文書の編集だってできるAdobe Acrobat

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第七回目です。

今回の機能


Touch Upテキストツール

「PDFって編集できないのでは?」と、思っている方もいると思いますがAcrobatには、PDFを編集する機能があります。
しかも、この機能は単純に文字を追加してくれるだけではなく、PDF内にフォントの情報を埋め込んでくれる優れものです。フォントを埋め込むことにより、その PDF ではどこで PDF を開いても、またはそのシステムにどのようなフォントがインストールされていても、必ず元の文書と同じフォントが使用されます。


操作方法


1.PDF文書を開きます。(画像化されているPDF文書では編集できません)
2.[ツール]メニューの[高度な編集]から[TouchUpテキストツール]を選択します。
touch01
3.追加や修正をしたい場所をクリックして、文字を入力します。
Before
touch02

After
touch03

4.右クリックで書式の変更ができます。
touch04

活用法


スキャンした画像や、PDFの内容を少しだけ編集したいときに使える機能です。

さて次回は、PDFにパスワードをつけてセキュリティを高めるを紹介します。

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2008年11月28日

PDFに100%見ることのできる動画ファイルを埋め込む

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第六回目です。

今回の機能


100%見ることのできる動画ファイルを埋め込む
※ここから完成ファイルをダウンロードできます。
※閲覧にはAdobe Reader 9 が必要です。

動画の追加は、以前のバージョンAcrobat 8でも行えますが、Acrobat 9 Extendedでは、動画ファイルを自動的にFlash Video 形式(FLV)に変換し動画を配置できる機能が追加されました。これにより、FLVファイルの良いところはパソコン内にFlash Playerがインストールされていれば閲覧ができるところにあります。このFlash Playerは世界的に普及されているAdobe社のテクノロジで、ほぼすべてのパソコンにインストールされているため、なにもしなくても動画を閲覧することが可能になります。

そして、それだけではなくAdobe Reader 9 にはこのFlash Playerが内蔵されたことによって、Adobe Reader 9 を持っている人は、100%FLV形式の動画を閲覧できるようになりました。

操作方法


1.office製品で作られた文書を開きます。
2.[Adobe PDF]メニューから[ビデオを埋め込んでFlash形式に変換]を選択します。

video01

3.動画ファイルを参照します。
4.動画ファイルが貼り付けられた後、PDFファイルに変換します。
5.内容を確認します。

video02

活用法


会社案内や設備を紹介する文書に動画ファイルを貼り付けることで、静止画では伝わりにくい部分をわかりやすく表現した文書にパワーアップさせることができます。

さて次回は、文書の編集だってできるAcrobatを紹介します。

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2008年11月20日

PDFポートフォリオで差をつける

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第五回目です。

今回から、間違った解釈PDFって作って、印刷できるだけでしょ。の部分を改善していくために初級者〜上級者でも使えるような、Acrobatの魅力をお伝えしていきたいと思います!こちらで紹介している内容は、Acrobat 9 pro Extendedを使用しております。

今回の機能


PDFポートフォリオ(Acrobat9の新機能)

ここから完成品を確認できます。
※閲覧にはAdobe Reader 9 が必要です。

確認すると複数のファイルが表示され、→ボタンでくるくるとファイルを回転することができますね。これがポートフォリオです。PDFポートフォリオとは、ひとつのPDFの中に、Word・Excel・PDF・動画などのあらゆるファイルを添付させ、ひとつにまとめあげることができる機能です。

こちらと同じような機能は、Acrobat 8にもありPDFパッケージと呼ばれていた機能になります。Acrobat 9からは、この機能がパワーアップし、パッケージしたPDFに表示効果(カバーシート・カラー調整・ヘッダー・画面回転など)をつけることができるようになりました。

操作方法


1.Acrobatのファイルメニューから[PDFポートフォリオを作成]を選択。
2.[ファイルの追加]から追加したいファイルを選択します。
3.画面右側のメニューからPDFに効果をつけて、「保存」します。
※お使いのバージョンによって一部機能が制限されます。

ポートフォリオimg

活用法


  • 乱雑になったファイルをひとつのファイルにまとめることができるためファイルの管理として使う
  • セミナーなどの講習会の資料をひとつのファイルでお客さんに渡すことができる
  • 取引先のお客さんにこの形式でおくって驚かせる(自社の技術アピール)
さて次回は、100%再生できる動画をPDFに埋め込んでみるをお伝えしましょう。

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2008年11月14日

PDFに変換する

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第四回目です。

今回も引き続き、入門者向けにPDFに変換する方法について解説していきましょう。

それでは3分クッキング形式でPDFに変換してみます。

材料


Adobe Acrobat 9(standard・Pro・Pro Extended)・・・いずれか1本
ワードなどの文書データ・・・1ファイル

作り方 その1


1.Wordファイルを開きます。
2.Wordメニューの[Adobe PDF]メニューから[Adobe PDFに変換]ボタンをクリックします。

pdfmaker

3.Word文書がPDFに変換されます。

ひと口メモ


Word以外にもExcelやPower PointなどのOfficeアプリケーションでも同じ操作ができるよ!

作り方 その2


1.Wordファイルを開きます。
2.[ファイル]メニューから[印刷]をクリックします。
3.[Adobe PDF]プリンタを選択して[OK]をクリックします。

pdfプリンタ

ひと口メモ


この操作は、Officeアプリケーション以外でPDFを変換する場合に使える方法です。

完成ファイル


発注書

いかがでしょうか。簡単でしたね。
さぁこの第三回目までで、PDFの間違った解釈は大分解消されてきたかと思います。次回からは、最後の間違った解釈PDFって作って、印刷できるだけでしょ。の部分を改善していくために初級〜上級者でも使えるような、Acrobatの魅力をお伝えしていきたいと思います!

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2008年11月07日

PDFを作る・PDFを見る方法

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第三回目です。

前回は、入門者向けに「PDFとは?」についてお伝えいたしました。さて、今回はその続きで入門者向けにPDFの作り方と見る方法について解説していきましょう。

PDFの作り方


PDFを作るためには、難しいプログラムが必要?と思う方もいるかもしれません。しかし、そのような知識は必要ありません。

作るためのソフトウェアがあればよいのです。

そのソフトウェアは1つだけではなく、Adobe社をはじめ様々なメーカー(サードパーティ製品)から発売されています。

では、どのソフトを購入したらよいのでしょうか?

答えは簡単です。

AdobeAcrobat(アクロバット)を購入することをオススメします。なぜかというとAdobe社以外の製品を使うと、第一回目に記載した間違った解釈になってしまうからです。

PDFの間違った解釈 第一回目より


  • Acrobat以外の製品でPDFを作っても同じでしょ。

では、なぜこれが間違った解釈になるのでしょうか。

もちろん、PDFを作る点ではどの製品でもできます。しかし、サードパーティ製品を使ったPDFAcrobatで作成したPDFでは、見た目にはわかりませんが、PDFに変換するときの作り方が異なります。

それにより、サードパーティ製品の方がPDFに変換したときにレイアウトが崩れてしまう確率が高くなります。
さらに、作り方が異なっていることが原因でAcrobatを使ってサードパーティ製品で作られたPDFを開いても、その後に機能が追加できなくなるという場合があります。このようなことから「Acrobat以外の製品でPDFを作っても同じでしょ。」という見方は間違いということになります。

「レイアウトが崩れないPDFを作りたい」・「PDFのすべての機能を使いたい」と思った場合は、PDF作成ソフトウェアの純正品であるAcrobatを購入してください。

Acrobatのバージョンと種類


なるほど、それじゃAcrobat買おうと思った方。ちょっとお待ち下さい。
Acrobatという製品は1製品だけではなく、バージョンや種類が存在します。
選んだ物によって、機能の制限があるため購入前にバージョンや製品について知っておきましょう。

Acrobatのバージョンとは


バージョンとはソフトウェアのバージョンのことで、新製品が発売される度に更新される数字です。
Acrobatの場合、Acrobat6/Acrobat7/Acrobat8/Acrobat9と新製品がでると数字があがっていきます。最新版は、Acrobat 9になります。

Acrobat 9 の種類


Acrobat 9には大きく分けて3種類の製品が販売されています。
  • Adobe Acrobat 9 Pro Extended
  • Adobe Acrobat 9 Pro
  • Adobe Acrobat 9 Standard

どれもAcrobatですし、どれもPDFの作成や様々な機能を使うことができます。

ちょっと宣伝。m-Schoolでも製品を販売しております。
Acrobatの価格などの詳細は、m-Schoolのソフト販売サイトをご覧下さい。


Acrobat 9 の種類の違い


それぞれの製品の違いは、簡単に言うと使える機能に差があります。
最上位版であるAdobe Acrobat 9 Pro Extendedでは、値段が高い分PDFの持つすべての機能が使えます。
逆にAdobe Acrobat 9 Standardでは、PDFの標準的な機能しか使えません。そのため、購入する前にどの製品で何ができるか下記のサイトで確認してから必要なものを購入しましょう。

Acrobat 9比較サイト

上記いずれかの製品を購入してインストールすればPDFを作る環境が整います。

PDFを見るにはどうしたらよいか


作るためには、ソフトウェアが必要であるお話を上記でしました。
その作った物を見るためにもソフトウェアが必要になります。
ただし上記でご紹介した、Acrobat製品を購入してインストールした方は、見る環境も整っていますので何もする必要がありません。

しかし、社内で使う場合を考えると、全員のパソコンに高い製品を購入してインストールするには、とても難しいですよね。
でもご安心ください。PDFを作る必要がない人であれば、前回でもご紹介したAdobe ReaderをインストールすればPDFを見る環境が整います。Adobe Rederは、無料でダウンロードができるため最近のパソコンでは、購入時に既にインストールされている場合もあります。そのため、現在のほとんどのパソコンにはAdobe Rederが入っているため、なにもしなくてもPDFを見る環境が整っている場合があります。

アップデートは忘れずに


PDFを見る環境ができても、常にメーカー側は新しく使い勝手のよい製品作りを目指しています。そのため、Adobe RederやAcrobatの製品でも、年を重ねるごとにパワーアップした製品に生まれ変わります。とくにAdobe Rederに関しては、早いタイミングで新しいバージョンが発表されるため、Adobe Rederをインストールしている場合は、定期的にアップデートを行いましょう。

今回のまとめ


  • 購入前に製品について理解しておく
  • PDFを作るためにはAcrobatを購入する
  • PDFを見るためにはAcrobatかAdobe Rederをインストールする必要がある
  • アップデートは定期的に行う
次回は、今回の続きでPDF入門者のためにPDFに変換するをご紹介いたします。

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2008年10月30日

PDFとは?

「今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF」第二回目です。

前回は、「PDFの間違った解釈」についてお伝えいたしました。しかし、そもそもの話PDFについてよくわからない方はPDFについて知っておきましょう。

PDFとは、インターネット上でよく見かける↓です。

[m-SchoolFAX申込書]

一度は見たことがありませんか?

これ以外にも、
  • 家電メーカーのマニュアル
  • 不動産屋の図面
  • 地方自治体の申請書類
などなど、インターネット上で公開されています。このPDFという形式は、10年以上も前からある歴史を積んだファイル形式です。

※上記のファイルを見れない方は、見るための環境が整ってません。下記をインストールすると確認できます。インストールは無料です。

[Adobe Reder9]

これがPDF(ポータブルドキュメントフォーマット)、別名「電子文書」と言われております。

さて、ここでお気づきだと思いますがここでは編集ができませんね。ということは、相手に編集されないというメリットがこの時点であります。また、このファイルをWindowsOSで見ている方、MacOSで見ている方がどちらでもちゃんと見えているはずです。

実はこれが第一回目でお伝えした由来になります。

OSを問わずどんな環境でもレイアウトを崩さず表示させることができる。

しかも、それだけではなくPDFを使うとこのようなメリットがあります。

PDFのメリット


  • Windows、Macintosh、LinuxなどOSを問わずデータを開くことができる
  • 環境に左右されることなく印刷が可能
  • ファイルサイズが小さく扱いやすい
  • 紙やインクなどの消耗品の経費を削減することができ環境にやさしい
  • 電子メールに添付し、容易にデータのやり取りができる
  • 暗号化などセキュリティの設定ができるため安全性が高い
例えば、Microsoft WordやExcelのデータを他の人と受け渡し、内容を確認させるためには、WordやExcelそのもののアプリケーションソフトが必要になります。また、表示ができたとしてもパソコンによってフォント(文字)が異なることがあるため、開いたときにレイアウトがくずれてしまい、印刷が上手くできないなどの欠点があります。

これらを回避する目的も含め、社内外の文書の受け渡しやWebサイトなどでの公開にPDFを使用します。これはIT企業だけの話ではなく、どのような分野の企業でもメリットになります。

今回のまとめ


  • PDFは歴史のあるファイル形式である。
  • PDFを使うことで安全性が高まる
  • ファイルサイズが小さくなるなどのメリットがある。
  • どの分野の企業でも使用するとメリットがある
次回は、今回の続きでPDF入門者のためにPDFを作る方法・PDFを見る方法をご紹介いたします。

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2008年10月22日

PDFの間違った解釈

PDFは、2008年7月国際標準化機構(ISO)によりISO32000-1として承認されました。これによりますますの普及が予想されます。しかし、このPDFについて間違った解釈をしている人は多いはず。

そこでPDFの間違った解釈を払拭するべく

今さら聞けないAdobe Acrobat(アクロバット)& PDF

を連載にてお届け致します。

今回が記念すべき第一回目です。
僭越ながら、このほどAdobe Acrobat認定インストラクターになりましたエンディーがお届けしてまいります。

PDFの間違った解釈


  • 作るのって難しそうだよね?
  • Acrobat以外の製品でPDFを作っても同じでしょ。
  • PDFって作って、印刷できるだけでしょ。
と、間違った解釈をしているそんな方にお届け致します。これを見ればあなたの業務スタイルを変えることができるかもしれませんよ!

では、まずはじめに問題です。

PDFは何のためにあるでしょう?

直ぐに答えられた方は、PDFのことを理解してますね。



正解は、

OSを問わずどんな環境でもレイアウトを崩さず表示させることができる。

これが元々の由来です。

ですから、[修正ができなくなる電子文書形式]や、[セキュリティが掛けられる文書形式]と思った方は、あながち間違いではありませんが厳密に言うと不正解です。

そのため、一般的に思われてしまうのが

「編集もできないただの文書、印刷したら終わりでしょ?」

と思ってしまいます。

しかし、PDFはどんな環境でも表示させることができることを基盤に置き、そこにたくさんの付加価値を追加していくことができます。

その付加価値の一つが[セキュリティ]です。これ以外にも付加価値を加えていくことにより電子文書をパワーアップさせたいわばスーパー電子文書を作り上げることができます。

今回のまとめ


  • PDFは修正できないだけの電子文書ではない。
  • どんな環境でも正しく表示できるようになることである。


次回は、間違った解釈を除々に紐解いていくとともにPDFを知らない入門者向けに、PDFとは?をご紹介します。

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